Das Wissensportal wird geschlossen
FAQ
Das Wissensportal www.diakonie-wissen.de, die Plattform der Diakonie für den fachlichen Austausch und die Zusammenarbeit von Mitarbeitenden der Diakonie, ist technisch auf einem veralteten Stand und wird daher wie angekündigt abgeschaltet.
Für die bisherigen Funktionen werden neuere Werkzeuge eingesetzt. Die wichtigsten Fragen, die sich dabei stellen, beantworten wir hier:
Wie lang kann ich auf meine Inhalte im Wissensportal zugreifen?
Sie können bis zum 1. September 2024 Ihre Dateien sehr einfach herunterladen. Andere Inhalte wie Blogs oder Wikis können nur über copy & paste an eine andere Stelle umgezogen werden.
Wir raten dazu, so bald wie möglich damit anzufangen, da es erfahrungsgemäß einige Wochen dauern kann: Inhalte ausmisten, sich mit dem neuen System vertraut zu machen, etc.
Wo kann ich in Zukunft mit meinem Team zusammenarbeiten und kommunizieren?
Die meisten Funktionen der Teambereiche im Wissensportal lassen sich inzwischen auf EASY, der Kommunikations- und Kollaborationsplattform im Evangelische Werk für Diakonie und Entwicklung, besser abbilden.
EASY steht auch der diakonischen Verbandslandschaft sowie Netzwerkpartner*innen für die interne Kommunikation zur Verfügung.
- Seiten: Seiten gruppieren Informationen und Daten nach Themen, Projekten, Abteilungen oder Standorten. Sie können eine Seite für alle zugänglich oder nur für eine bestimmte Gruppe von Kolleg*innen anlegen.
- Communities:Communities sind ideal, um Projekte, Teams oder Abteilungen in eigenen digitalen Räumen zu bündeln. Sie können öffentlich, geschützt oder privat sein und mit Apps und Widgets aufgebaut werden.
- Events:Das Event-Feature ermöglicht es Ihnen, Veranstaltungen jeglicher Art zu veröffentlichen.
- Nachrichten/Chat: Alle Nutzer*innen (außer Externe Community Member) haben ihr eigenes, privates Nachrichtenportal mit allen aktuellen und vergangenen Unterhaltungen. Hier können auch Dateien und Dokumente ausgetauscht werden. Für den Chat mit mehreren Personen, können Channels erstellt werden.
Wenn Sie sich noch nicht bei EASY anmelden können, beantragen Sie ein Konto und lassen Sie sich zusätzlich beraten.
Alle wichtigen Infos zu EASY finden Sie im Digitalen Wegweiser und im Flyer.
Wie werden meine Inhalte von meiner Zielgruppe am besten im Netz gefunden?
Unserer Erfahrung nach reicht EASY in den meisten Fällen für die Verbandskommunikation aus. Es gibt die Möglichkeit, externe Webseiten aufzusetzen. Diese kosten mehrere tausend Euro und müssen gepflegt werden.
Sie sind unsicher? Sprechen Sie uns an: Anieke Becker anieke.becker@diakonie.de und Jörn Hoffmann jörn.hoffmann@diakonie.de
Wie veröffentliche ich aktuelle Fachinformationen ohne Zugangsbeschränkungen im Internet?
Anstelle der öffentlich zugänglichen Blogs im Wissensportal können Referent*innen der Diakonie Deutschland eigene Blogs auf diakonie.de erstellen. Die Freigabe der Blogbeiträge erfolgt in den Zentren. Weitere Informationen finden Sie hier (Link folgt).
Wie kann ich meine Zielgruppen aktiv benachrichtigen?
Es gibt in EASY-Benachrichtigungs- und Abo-Möglichkeiten, die diesen Zweck erfüllen. Ein Newsletter-Modul ist in der Diskussion. Wir empfehlen, für größere Verteiler und komplexere Anforderungen spezifische
Lösungen für Newsletter einzusetzen. Dazu sprechen Sie bitte Stephan Röger stephan.roeger@diakonie.de an.
Weitere Frage zum alten Wissensportal?
Bei Problemen oder Fragen zum alten Wissensportal können Sie sich gern an Anne Grupp anne.grupp@diakonie.de und Stephan Röger stephan.roeger@diakonie.de wenden.
FAQ - Fragen und Antworten
Was ist das Wissensportal und wozu wird es verwendet?
Das Wissensportal ist eine Sammlung von eigenständigen Sites, die als Teambereiche für die Verbandskommunikation der Diakonie genutzt werden. Die technische Basis ist die Software Liferay (Version CE 6.1). Verantwortlich für das Wissensportal ist die Diakonie Deutschland.
Je nachdem, was Sie mit Ihrer Gruppe erreichen wollen, können Sie den Teambereich, den Sie dafür verwenden wollen, gezielt nutzen. Zu den wichtigsten Zielen und Anwendungsfällen gehören:
- Dokumentation: Das, was in der eigenen Arbeit wichtig ist, kann im Teambereich online dokumentiert und und der Zielgruppe verfügbar gemacht werden. Dazu gehören sowohl Berichte als auch die Übersicht über das, was geplant ist.
- Wissensmanagement regelt die Flut von Beiträgen nach transparenten Kriterien mit dem Ziel, den richtigen Inhalt der richtigen Person möglichst schnell und einfach zur Verfügung stellen zu können.
- Kategorien und Schlagworte, mit denen Beiträge aber auch Personen oder Teambereiche beschrieben werden, helfen beim Filtern
- Sichtbarkeit: Vertrauliche Inhalte müssen verlässlich geschützt werden können. Dazu kann die Sichtbarkeit von Seiten und Inhalten wie auch Apps erweitert oder eingeschränkt werden.
- Information: Um auf Inhalte gezielt aufmerksam zu machen, können Links innerhalb eines Teambereichs geteilt werden. Eine erweiterte Möglichkeit ist das Zusammenstellen und Versenden von Rundschreiben. In beiden Fällen werden die Links mit Kommentarmöglichkeit per Mail versendet. - Als aktive Variante dazu kann ein interessierter Benutzer verschiedene Apps abonnieren, um bei neuen oder geänderten Beiträge per Mail informiert zu werden.
- Zusammenarbeit
- Ein Teambereich bietet den Mitgliedern die Möglichkeit, sich zu kontaktieren und auszutauschen.
- Hier können nicht nur Beiträge erstellt und gelesen sondern auch kommentiert, in Teilen auch gemeinsam bearbeitet werden.
Wer kann das Wissensportal nutzen?
Alle Mitarbeitenden aus den Verbänden und Einrichtungen der Diakonie können sich kostenlos registrieren und können dann alle Funktionen des Wissensportals und seiner Teambereiche nutzen.
Im Rahmen der Zusammenarbeit in einem Teambereich ist es möglich, auch Externe freizuschalten. Über die Rollen und Berechtigungen entscheidet die jeweilige Teambereichs-Administration.
Wie funktioniert das Wissensportal?
Welche Funktionen und Beiträge des Wissensportals Sie sehen, ist davon abhängig, welche Rolle Sie haben, d.h. es macht einen Unterschied, ob Sie mit Ihren Zugangsdaten angemeldet sind bzw. welche Berechtigungen Sie an der Stelle haben, an der Sie sich befinden.
Und das sind die Themenblöcke:
Untergeordnete Seiten
- Aufbau des Wissensportals
- Das Wissensportal wird geschlossen
- Warum kann ich mich nicht anmelden?
- Was sind Metadaten und wozu sollten sie verwendet werden?
- Was tun bei Fehlermeldung nach Mailversand?
- Wie erhalte ich den Zugang zu einem Teambereich?
- Wie erstelle und bearbeite ich Artikel?
- Wie erstelle und versende ich ein Rundschreiben an die Mitglieder meiner Gruppe?
- Wie finde ich gezielt das Richtige?
- Wie funktioniert ein Wiki?
- Wie kann Austausch im Teambereich stattfinden?
- Wie kann die Sprache im Teambereich geändert werden?
- Wie kann ich auf Veranstaltungen hinweisen?
- Wie kann ich Dateien bereitstellen und verwalten?
- Wie kann ich den Kalender nutzen?
- Wie kann ich die Berechtigungen zum Anzeigen erweitern?
- Wie kann ich ein Video einbinden?
- Wie kann ich einen Link abkürzen?
- Wie kann ich einen Link senden (teilen?)
- Wie kann ich Fachinformationen für den Gesamtverband bereitstellen?
- Wie kann ich Formulare erstellen und verwenden
- Wie kann ich mich anmelden?
- Wie kann ich Texte erstellen und bearbeiten?
- Wie vermeide ich, dass bestimmte Dateien im Asset publisher angezeigt werden?
- Wie verwalte ich die Mitglieder meines Teambereichs?
- Zugang und Berechtigungen
Unser Hilfe-Wiki
Das Wissensportal soll ohne Schulung genutzt werden können. Vieles ähnelt der Bedienung auf anderen vergleichbaren Plattformen oder in den Sozialen Medien.
Hier wollen wir Ihnen dennoch Tipps und Anregungen geben und auch auf die Besonderheiten dieser Plattform hinweisen.
Wenn Sie Fragen haben, wenden Sie sich bitte an die Portaladministration.