Die Dokument- und Medienbibliothek

Die Anwendung ermöglicht in der linken Spalte die Navigation zwischen Ober- und Unterordner. Zurück zur Übersicht gelangt man von jeder Stelle der Ablage über das Blättern nach oben ("hoch") bzw. über die Pfadnavigation.

Ebenfalls in der linken Spalte sind Filtermöglichkeiten nach den eigenen Dokumenten oder den zuletzt eingestellten, unabhängig davon, in welchem Ordner sie abgelegt wurden.

Die rechte Spalte lässt sich unterschiedlich darstellen: die Änderung der Ansicht erfolgt über das Symbol rechts neben dem Suchfeld.

Nicht alle der unten angezeigten Aktionen werden jedem Mitglied angezeigt.

Dokumente suchen

Die Suche greift nicht nur auf die Metadaten der hochgeladenen Dateien zu sondern auch auf den Volltext, z.B. das Word- oder pdf-Dokument

Dokumente anzeigen und herunterladen

Mitglieder sehen nur die Dokumente, für die sie auch eine Leseberechtigung haben. in der tabellarischen Ansicht kann durch Anklicken in der Spalte "Datei" das Dokument sofort im Browser angezeigt werden, bei anderen Einstellungen der Ansicht wird durch Anklicken erst die Detailansicht mit Vorschau geöffnet, von der aus dann die Datei heruntergeladen werden kann.

Am sinnvollsten ist es aber, den Download grundsätzlich über die "Aktionen" zu starten: das geht sowohl für ein einzelnes wie auch für mehrere markierte Dokumente gleichzeitig

Dokumente bearbeiten, verschieben und löschen

DIe Auswahl der Aktionsmöglichkeiten ist rollenabhängig, d.h. dass grundsätzlich nur der Einsteller eines Dokuments Änderungen vornehmen kann - oder der Teambereichsleiter.

Dokumente hochladen

Über die Aktion "Hinzufügen" kann ein Mitglied mit der entsprechenden Rolle eigene Dokumente vom lokalen Laufwerk hochladen. Beim Hochladen werden Felder zur zusätzlichen Beschreibung mit Metadaten angeboten. Von den angebotenen Optionen beim Hochladen werden sinnvollerweise verwendet

• einfaches Dokument - beim Hochladen einer einzigen Datei
• mehrere Dokumente - zum Hochladen mehrerer Dateien gleichzeitig
• Verknüpfung - wenn auch ein bereits vorhandenes Dokument verlinkt werden soll, um eine Mehrfachablage des gleichen Dokuments zu verhindern

Kategorien auswählen

Alle Beiträge, auch alle Dateien, können mit 1-n Kategorien beschrieben werden. Dies erleichtert das spätere Suchen/Filtern und steuert auch die Anzeige der Dateien auf ausgewählten Seiten.

Berechtigungen einstellen

Grundsätzlich sind alle Teammitglieder berechtigt, alle Dokumente zu lesen, herunterzuladen, zu kommentieren und zu bewerten. Dies Recht kann eingeschränkt werden auf erweiterte Rollen oder selbst definierte Teams. Damit ist es möglich, auf der Grundlage der gleichen Ablage je nach Berechtigung unterschiedliche Inhalte anzuzeigen.

Ordner und Unterordner einrichten

Das Erstellen und Verwaltung von ORdnern und Unterordnern ist Aufgabe der Teambereichsverwaltung. Wie bei einzelnen Dokumenten können auch bei Ordnern Berechtigungen eingeschränkt werden, die dann auch für den Inhalt des gesamten Ordners gelten

Synchronisierung

Über die Funktionen Liferay Sync oder "Über den Desktop zugreifen" kann eine Verbindung zwischen dem lokalen Laufwerk und der Ablage auf dem Webserver (Teambereich) hergestellt werden, Diese muss allerdings lokal eingerichtet werden.

Einfach zu installieren und zu nutzen ist die App, die für mobile Endgeräte heruntergeladen werden kann (itunes bzw android)

Erfahren, was neu ist

Interessierte Mitglieder können eine automatische Benachrichtigung abonnieren - damit werden sie per Mail auf ein neues oder geändertes Dokument hingewiesen.

Will die Teambereichsleitung sicher stellen, dass alle Mitglieder über ein oder mehrere neue Dokumente informiert werden, kann sie über einen Maildialog gezielt an alle oder ausgewählte Mitglieder einen Link auf das Dokument oder einen ganzen Ordnerinhalt  versenden. Der Zugang zu dieser Aktion befindet sich ebenfalls im Aktionsmenü, das immer rechts neben dem Ordner oder Dokument als Symbol dargestellt wird.

Bildergalerie

Eine Besonderheit bei Bilddateien ist, dass sie als Galerie (blätterbare Alben) dargestellt werden. Sinnvoll ist, vor allem wegen der heiklen Bilderrechte für Bilder und Videos entsprechende Eingabefelder zu hinterlegen, z.B. Copyright. Dazu muss die Teamleitung unter "Verwalten" einen neuen Dokumenttyp einrichten, dem die gewünschten Felder zugeordnet werden.