Das Wissensportal wird geschlossen
FAQ
Das Wissensportal www.diakonie-wissen.de, die Plattform der Diakonie für den fachlichen Austausch und die Zusammenarbeit von Mitarbeitenden der Diakonie, ist technisch auf einem veralteten Stand und wird daher wie angekündigt abgeschaltet.
Für die bisherigen Funktionen werden neuere Werkzeuge eingesetzt. Die wichtigsten Fragen, die sich dabei stellen, beantworten wir hier:
Wie lang kann ich auf meine Inhalte im Wissensportal zugreifen?
Sie können bis zum 1. September 2024 Ihre Dateien sehr einfach herunterladen. Andere Inhalte wie Blogs oder Wikis können nur über copy & paste an eine andere Stelle umgezogen werden.
Wir raten dazu, so bald wie möglich damit anzufangen, da es erfahrungsgemäß einige Wochen dauern kann: Inhalte ausmisten, sich mit dem neuen System vertraut zu machen, etc.
Wo kann ich in Zukunft mit meinem Team zusammenarbeiten und kommunizieren?
Die meisten Funktionen der Teambereiche im Wissensportal lassen sich inzwischen auf EASY, der Kommunikations- und Kollaborationsplattform im Evangelische Werk für Diakonie und Entwicklung, besser abbilden.
EASY steht auch der diakonischen Verbandslandschaft sowie Netzwerkpartner*innen für die interne Kommunikation zur Verfügung.
- Seiten: Seiten gruppieren Informationen und Daten nach Themen, Projekten, Abteilungen oder Standorten. Sie können eine Seite für alle zugänglich oder nur für eine bestimmte Gruppe von Kolleg*innen anlegen.
- Communities:Communities sind ideal, um Projekte, Teams oder Abteilungen in eigenen digitalen Räumen zu bündeln. Sie können öffentlich, geschützt oder privat sein und mit Apps und Widgets aufgebaut werden.
- Events:Das Event-Feature ermöglicht es Ihnen, Veranstaltungen jeglicher Art zu veröffentlichen.
- Nachrichten/Chat: Alle Nutzer*innen (außer Externe Community Member) haben ihr eigenes, privates Nachrichtenportal mit allen aktuellen und vergangenen Unterhaltungen. Hier können auch Dateien und Dokumente ausgetauscht werden. Für den Chat mit mehreren Personen, können Channels erstellt werden.
Wenn Sie sich noch nicht bei EASY anmelden können, beantragen Sie ein Konto und lassen Sie sich zusätzlich beraten.
Alle wichtigen Infos zu EASY finden Sie im Digitalen Wegweiser und im Flyer.
Wie werden meine Inhalte von meiner Zielgruppe am besten im Netz gefunden?
Unserer Erfahrung nach reicht EASY in den meisten Fällen für die Verbandskommunikation aus. Es gibt die Möglichkeit, externe Webseiten aufzusetzen. Diese kosten mehrere tausend Euro und müssen gepflegt werden.
Sie sind unsicher? Sprechen Sie uns an: Anieke Becker anieke.becker@diakonie.de und Jörn Hoffmann jörn.hoffmann@diakonie.de
Wie veröffentliche ich aktuelle Fachinformationen ohne Zugangsbeschränkungen im Internet?
Anstelle der öffentlich zugänglichen Blogs im Wissensportal können Referent*innen der Diakonie Deutschland eigene Blogs auf diakonie.de erstellen. Die Freigabe der Blogbeiträge erfolgt in den Zentren. Weitere Informationen finden Sie hier (Link folgt).
Wie kann ich meine Zielgruppen aktiv benachrichtigen?
Es gibt in EASY-Benachrichtigungs- und Abo-Möglichkeiten, die diesen Zweck erfüllen. Ein Newsletter-Modul ist in der Diskussion. Wir empfehlen, für größere Verteiler und komplexere Anforderungen spezifische
Lösungen für Newsletter einzusetzen. Dazu sprechen Sie bitte Stephan Röger stephan.roeger@diakonie.de an.
Weitere Frage zum alten Wissensportal?
Bei Problemen oder Fragen zum alten Wissensportal können Sie sich gern an Anne Grupp anne.grupp@diakonie.de und Stephan Röger stephan.roeger@diakonie.de wenden.
Dokumente und Medien
Die Dokument- und Medienbibliothek
Die Anwendung ermöglicht in der linken Spalte die Navigation zwischen Ober- und Unterordner. Zurück zur Übersicht gelangt man von jeder Stelle der Ablage über das Blättern nach oben ("hoch") bzw. über die Pfadnavigation.
Ebenfalls in der linken Spalte sind Filtermöglichkeiten nach den eigenen Dokumenten oder den zuletzt eingestellten, unabhängig davon, in welchem Ordner sie abgelegt wurden.
Die rechte Spalte lässt sich unterschiedlich darstellen: die Änderung der Ansicht erfolgt über das Symbol rechts neben dem Suchfeld.
Nicht alle der unten angezeigten Aktionen werden jedem Mitglied angezeigt.
Dokumente suchen
Die Suche greift nicht nur auf die Metadaten der hochgeladenen Dateien zu sondern auch auf den Volltext, z.B. das Word- oder pdf-Dokument
Dokumente anzeigen und herunterladen
Mitglieder sehen nur die Dokumente, für die sie auch eine Leseberechtigung haben. in der tabellarischen Ansicht kann durch Anklicken in der Spalte "Datei" das Dokument sofort im Browser angezeigt werden, bei anderen Einstellungen der Ansicht wird durch Anklicken erst die Detailansicht mit Vorschau geöffnet, von der aus dann die Datei heruntergeladen werden kann.
Am sinnvollsten ist es aber, den Download grundsätzlich über die "Aktionen" zu starten: das geht sowohl für ein einzelnes wie auch für mehrere markierte Dokumente gleichzeitig
Dokumente bearbeiten, verschieben und löschen
DIe Auswahl der Aktionsmöglichkeiten ist rollenabhängig, d.h. dass grundsätzlich nur der Einsteller eines Dokuments Änderungen vornehmen kann - oder der Teambereichsleiter.
Dokumente hochladen
Über die Aktion "Hinzufügen" kann ein Mitglied mit der entsprechenden Rolle eigene Dokumente vom lokalen Laufwerk hochladen. Beim Hochladen werden Felder zur zusätzlichen Beschreibung mit Metadaten angeboten. Von den angebotenen Optionen beim Hochladen werden sinnvollerweise verwendet
- einfaches Dokument - beim Hochladen einer einzigen Datei
- mehrere Dokumente - zum Hochladen mehrerer Dateien gleichzeitig
- Verknüpfung - wenn auch ein bereits vorhandenes Dokument verlinkt werden soll, um eine Mehrfachablage des gleichen Dokuments zu verhindern
Kategorien auswählen
Alle Beiträge, auch alle Dateien, können mit 1-n Kategorien beschrieben werden. Dies erleichtert das spätere Suchen/Filtern und steuert auch die Anzeige der Dateien auf ausgewählten Seiten.
Berechtigungen einstellen
Grundsätzlich sind alle Teammitglieder berechtigt, alle Dokumente zu lesen, herunterzuladen, zu kommentieren und zu bewerten. Dies Recht kann eingeschränkt werden auf erweiterte Rollen oder selbst definierte Teams. Damit ist es möglich, auf der Grundlage der gleichen Ablage je nach Berechtigung unterschiedliche Inhalte anzuzeigen.
Ordner und Unterordner einrichten
Das Erstellen und Verwaltung von ORdnern und Unterordnern ist Aufgabe der Teambereichsverwaltung. Wie bei einzelnen Dokumenten können auch bei Ordnern Berechtigungen eingeschränkt werden, die dann auch für den Inhalt des gesamten Ordners gelten
Synchronisierung
Über die Funktionen Liferay Sync oder "Über den Desktop zugreifen" kann eine Verbindung zwischen dem lokalen Laufwerk und der Ablage auf dem Webserver (Teambereich) hergestellt werden, Diese muss allerdings lokal eingerichtet werden.
Einfach zu installieren und zu nutzen ist die App, die für mobile Endgeräte heruntergeladen werden kann (itunes bzw android)
Erfahren, was neu ist
Interessierte Mitglieder können eine automatische Benachrichtigung abonnieren - damit werden sie per Mail auf ein neues oder geändertes Dokument hingewiesen.
Will die Teambereichsleitung sicher stellen, dass alle Mitglieder über ein oder mehrere neue Dokumente informiert werden, kann sie über einen Maildialog gezielt an alle oder ausgewählte Mitglieder einen Link auf das Dokument oder einen ganzen Ordnerinhalt versenden. Der Zugang zu dieser Aktion befindet sich ebenfalls im Aktionsmenü, das immer rechts neben dem Ordner oder Dokument als Symbol dargestellt wird.
Bildergalerie
Eine Besonderheit bei Bilddateien ist, dass sie als Galerie (blätterbare Alben) dargestellt werden. Sinnvoll ist, vor allem wegen der heiklen Bilderrechte für Bilder und Videos entsprechende Eingabefelder zu hinterlegen, z.B. Copyright. Dazu muss die Teamleitung unter "Verwalten" einen neuen Dokumenttyp einrichten, dem die gewünschten Felder zugeordnet werden.
Unser Hilfe-Wiki
Das Wissensportal soll ohne Schulung genutzt werden können. Vieles ähnelt der Bedienung auf anderen vergleichbaren Plattformen oder in den Sozialen Medien.
Hier wollen wir Ihnen dennoch Tipps und Anregungen geben und auch auf die Besonderheiten dieser Plattform hinweisen.
Wenn Sie Fragen haben, wenden Sie sich bitte an die Portaladministration.