Das Wissensportal wird geschlossen
FAQ
Das Wissensportal www.diakonie-wissen.de, die Plattform der Diakonie für den fachlichen Austausch und die Zusammenarbeit von Mitarbeitenden der Diakonie, ist technisch auf einem veralteten Stand und wird daher wie angekündigt abgeschaltet.
Für die bisherigen Funktionen werden neuere Werkzeuge eingesetzt. Die wichtigsten Fragen, die sich dabei stellen, beantworten wir hier:
Wie lang kann ich auf meine Inhalte im Wissensportal zugreifen?
Sie können bis zum 1. September 2024 Ihre Dateien sehr einfach herunterladen. Andere Inhalte wie Blogs oder Wikis können nur über copy & paste an eine andere Stelle umgezogen werden.
Wir raten dazu, so bald wie möglich damit anzufangen, da es erfahrungsgemäß einige Wochen dauern kann: Inhalte ausmisten, sich mit dem neuen System vertraut zu machen, etc.
Wo kann ich in Zukunft mit meinem Team zusammenarbeiten und kommunizieren?
Die meisten Funktionen der Teambereiche im Wissensportal lassen sich inzwischen auf EASY, der Kommunikations- und Kollaborationsplattform im Evangelische Werk für Diakonie und Entwicklung, besser abbilden.
EASY steht auch der diakonischen Verbandslandschaft sowie Netzwerkpartner*innen für die interne Kommunikation zur Verfügung.
- Seiten: Seiten gruppieren Informationen und Daten nach Themen, Projekten, Abteilungen oder Standorten. Sie können eine Seite für alle zugänglich oder nur für eine bestimmte Gruppe von Kolleg*innen anlegen.
- Communities:Communities sind ideal, um Projekte, Teams oder Abteilungen in eigenen digitalen Räumen zu bündeln. Sie können öffentlich, geschützt oder privat sein und mit Apps und Widgets aufgebaut werden.
- Events:Das Event-Feature ermöglicht es Ihnen, Veranstaltungen jeglicher Art zu veröffentlichen.
- Nachrichten/Chat: Alle Nutzer*innen (außer Externe Community Member) haben ihr eigenes, privates Nachrichtenportal mit allen aktuellen und vergangenen Unterhaltungen. Hier können auch Dateien und Dokumente ausgetauscht werden. Für den Chat mit mehreren Personen, können Channels erstellt werden.
Wenn Sie sich noch nicht bei EASY anmelden können, beantragen Sie ein Konto und lassen Sie sich zusätzlich beraten.
Alle wichtigen Infos zu EASY finden Sie im Digitalen Wegweiser und im Flyer.
Wie werden meine Inhalte von meiner Zielgruppe am besten im Netz gefunden?
Unserer Erfahrung nach reicht EASY in den meisten Fällen für die Verbandskommunikation aus. Es gibt die Möglichkeit, externe Webseiten aufzusetzen. Diese kosten mehrere tausend Euro und müssen gepflegt werden.
Sie sind unsicher? Sprechen Sie uns an: Anieke Becker anieke.becker@diakonie.de und Jörn Hoffmann jörn.hoffmann@diakonie.de
Wie veröffentliche ich aktuelle Fachinformationen ohne Zugangsbeschränkungen im Internet?
Anstelle der öffentlich zugänglichen Blogs im Wissensportal können Referent*innen der Diakonie Deutschland eigene Blogs auf diakonie.de erstellen. Die Freigabe der Blogbeiträge erfolgt in den Zentren. Weitere Informationen finden Sie hier (Link folgt).
Wie kann ich meine Zielgruppen aktiv benachrichtigen?
Es gibt in EASY-Benachrichtigungs- und Abo-Möglichkeiten, die diesen Zweck erfüllen. Ein Newsletter-Modul ist in der Diskussion. Wir empfehlen, für größere Verteiler und komplexere Anforderungen spezifische
Lösungen für Newsletter einzusetzen. Dazu sprechen Sie bitte Stephan Röger stephan.roeger@diakonie.de an.
Weitere Frage zum alten Wissensportal?
Bei Problemen oder Fragen zum alten Wissensportal können Sie sich gern an Anne Grupp anne.grupp@diakonie.de und Stephan Röger stephan.roeger@diakonie.de wenden.
Wie verwalte ich die Mitglieder meines Teambereichs?
Die Verwaltung der Mitglieder findet grundsätzlich im Backend (Kontrollbereich) des Teambereichs statt, zu dem nur die Teambereichs-Administration Zugang hat
Zugang zur Mitgliederverwaltung:
im Kopfbereich des Teambereichs anklicken Admin > Benutzer
Mitglieder hinzufügen (Portalbenutzer freischalten)
Hier Klicken: Mitglieder hinzufügen > Benutzer
- suchen Sie über das Suchfeld können Sie nach den Namen von Portalmitgliedern, die Sie freischalten wollen
- markieren Sie die passende Person und speichern Sie. Wiederholen Sie den Vorgang, bis Sie alle Portalmitglieder, die Zugang zu Ihrem Teambereich haben sollen, auf diese Weise freigeschaltet haben.
Finden Sie die gesuchte Person nicht in diesem Verzeichnis, müssen Sie dafür sorgen, dass sie sich beim Wissensportal registriert. Mehr dazu s. "Mitglieder einladen"
Anträge auf Mitgliedschaft beantworten
Seit 2018 gibt es eine neue Anwendung, über die Externe (ohne Anmeldung) wie auch Portalbenutzer von sich aus die Mitgliedschaft in einem Teamberich beantragen können. Ein solcher Antrag wird per Mail an den Team-Admin versendet.
- Klicken Sie auf den Link in der E-Mail - er leitet Sie direkt zur Mitgliederverwaltung (Voraussetzung: Sie sind beim Wissensportal angemeldet!)
- Klicken Sie die Liste der Anträge auf
- Antworten Sie dem Antragsteller, indem Sie den ANtrag genehmigen oder ablehnen. in jedem Fall MÜSSEN Sie einen Kommentar hinzufügen!
- Der Antragsteller erhält die Antwort per Mail.
Mitglieder einladen
Um Mitglied in Ihrem Teambereich werden zu können, ist ein Konto beim Wissensportal Voraussetzung.
Personen, die noch nicht dort registriert sind, müssen Sie einladen:
- stellen Sie die die Anwendung "Schnellregistrierung" so zur Verfügung, dass sie auch für nicht angemeldete Personen sichtbar ist
- Senden Sie den Link auf diese Seite an die Personen, die Sie einladen wollen
Rollen bearbeiten
Durch die Freischaltung erhalten die neuen Mitglieder automatisch die Rolle "Teambereich-Mitglied" und können damit grundsätzlich alle Seiten, Anwendungen und Inhalte Ihres Teambereichs lesen.
Die Standardrolle kann nach Bedarf verändert werden (s. Rollen ).
- Klicken Sie auf "Aktionen" > Sitespezifische Rollen
- wählen Sie die entsprechende Rolle aus und klicken Sie auf "Verknüpfung aktualisieren"
Mitgliedschaft beenden
Ebenfalls über "Aktionen" kann ein Mitglied aus der Gruppe entfernt werden, d.h. diese Person verliert den Zugang zu den geschützten Anwendungen und Beiträgen.
Mit Teams arbeiten
In großen oder komplexen Teambereichen kann es sein, dass die Gruppe in "Teams" unterteilt werden muss, um Berechtigungen besser steuern zu können oder sie gezielt zu kontaktieren.
Ein neues Team hinzufügen
- Klicken Sie links in der Navigation auf Benutzer > Site-Teams
- klicken Sie auf "Neues Team"
- Geben Sie dem Team einen Namen und beschreiben Sie es ggf.
- Speichern Sie das Team
Mitglieder eines Teams verwalten
- Klicken Sie auf "Aktionen" bei dem gewünschten Team und dann auf "Mitglieder zuweisen"
- Angezeigt werden die aktuellen Mitglieder des Teams.
- Um weitere auswählen zu können, klicken Sie auf "verfügbar", haken Sie die gewünschtern Mitglieder an und aktualisieren Sie die Verknüpfung
Berechtigungen auf Teams einschränken
Sie können die Berechtgungen für Ordner und Dokumente über Teams steuern
Beispiel: Die Berechtigungen für einen Ordner werden so eingestellt, dass normale Mitglieder wie auch andere Teams den Inhalt des Ordners NICHT sehen. Die Anzeige des Ordners ist nur für die Mitglieder des angehakten Teams möglich.
Teams als Verteiler für den Mailversand nutzen
An verschiedenen Stellen ist es möglich, Mails an Teammitglieder zu schicken: an alle, einzelne ausgewählte oder eben an ein Team, d.h. Teams übernehmen die Rolle von Verteilern
Verknüpfte Portalelemente:
Unser Hilfe-Wiki
Das Wissensportal soll ohne Schulung genutzt werden können. Vieles ähnelt der Bedienung auf anderen vergleichbaren Plattformen oder in den Sozialen Medien.
Hier wollen wir Ihnen dennoch Tipps und Anregungen geben und auch auf die Besonderheiten dieser Plattform hinweisen.
Wenn Sie Fragen haben, wenden Sie sich bitte an die Portaladministration.