Das Wissensportal wird geschlossen
FAQ
Das Wissensportal www.diakonie-wissen.de, die Plattform der Diakonie für den fachlichen Austausch und die Zusammenarbeit von Mitarbeitenden der Diakonie, ist technisch auf einem veralteten Stand und wird daher wie angekündigt abgeschaltet.
Für die bisherigen Funktionen werden neuere Werkzeuge eingesetzt. Die wichtigsten Fragen, die sich dabei stellen, beantworten wir hier:
Wie lang kann ich auf meine Inhalte im Wissensportal zugreifen?
Sie können bis zum 1. September 2024 Ihre Dateien sehr einfach herunterladen. Andere Inhalte wie Blogs oder Wikis können nur über copy & paste an eine andere Stelle umgezogen werden.
Wir raten dazu, so bald wie möglich damit anzufangen, da es erfahrungsgemäß einige Wochen dauern kann: Inhalte ausmisten, sich mit dem neuen System vertraut zu machen, etc.
Wo kann ich in Zukunft mit meinem Team zusammenarbeiten und kommunizieren?
Die meisten Funktionen der Teambereiche im Wissensportal lassen sich inzwischen auf EASY, der Kommunikations- und Kollaborationsplattform im Evangelische Werk für Diakonie und Entwicklung, besser abbilden.
EASY steht auch der diakonischen Verbandslandschaft sowie Netzwerkpartner*innen für die interne Kommunikation zur Verfügung.
- Seiten: Seiten gruppieren Informationen und Daten nach Themen, Projekten, Abteilungen oder Standorten. Sie können eine Seite für alle zugänglich oder nur für eine bestimmte Gruppe von Kolleg*innen anlegen.
- Communities:Communities sind ideal, um Projekte, Teams oder Abteilungen in eigenen digitalen Räumen zu bündeln. Sie können öffentlich, geschützt oder privat sein und mit Apps und Widgets aufgebaut werden.
- Events:Das Event-Feature ermöglicht es Ihnen, Veranstaltungen jeglicher Art zu veröffentlichen.
- Nachrichten/Chat: Alle Nutzer*innen (außer Externe Community Member) haben ihr eigenes, privates Nachrichtenportal mit allen aktuellen und vergangenen Unterhaltungen. Hier können auch Dateien und Dokumente ausgetauscht werden. Für den Chat mit mehreren Personen, können Channels erstellt werden.
Wenn Sie sich noch nicht bei EASY anmelden können, beantragen Sie ein Konto und lassen Sie sich zusätzlich beraten.
Alle wichtigen Infos zu EASY finden Sie im Digitalen Wegweiser und im Flyer.
Wie werden meine Inhalte von meiner Zielgruppe am besten im Netz gefunden?
Unserer Erfahrung nach reicht EASY in den meisten Fällen für die Verbandskommunikation aus. Es gibt die Möglichkeit, externe Webseiten aufzusetzen. Diese kosten mehrere tausend Euro und müssen gepflegt werden.
Sie sind unsicher? Sprechen Sie uns an: Anieke Becker anieke.becker@diakonie.de und Jörn Hoffmann jörn.hoffmann@diakonie.de
Wie veröffentliche ich aktuelle Fachinformationen ohne Zugangsbeschränkungen im Internet?
Anstelle der öffentlich zugänglichen Blogs im Wissensportal können Referent*innen der Diakonie Deutschland eigene Blogs auf diakonie.de erstellen. Die Freigabe der Blogbeiträge erfolgt in den Zentren. Weitere Informationen finden Sie hier (Link folgt).
Wie kann ich meine Zielgruppen aktiv benachrichtigen?
Es gibt in EASY-Benachrichtigungs- und Abo-Möglichkeiten, die diesen Zweck erfüllen. Ein Newsletter-Modul ist in der Diskussion. Wir empfehlen, für größere Verteiler und komplexere Anforderungen spezifische
Lösungen für Newsletter einzusetzen. Dazu sprechen Sie bitte Stephan Röger stephan.roeger@diakonie.de an.
Weitere Frage zum alten Wissensportal?
Bei Problemen oder Fragen zum alten Wissensportal können Sie sich gern an Anne Grupp anne.grupp@diakonie.de und Stephan Röger stephan.roeger@diakonie.de wenden.
Tipps für die Teambereichsleitung
Engagierte Mitarbeitende, Verantwortliche für Gruppen und Gremien können sich im Internet einen Platz schaffen, um mit anderen zusammenzuarbeiten, sich gegenseitig zu informieren, ohne auf die Infrastruktur am Arbeitsplatz angewiesen zu sein
In 5 Schritten zu einem neuen Teambereich
- Fordern Sie Über das Kontaktformular einen neuen Teambereich an. Klären Sie ggf. mit der Portaladministration, welche Anwendungen für Ihre Gruppe wichtig sind, um das richtige Format für die neue Website zu bestimmen
- Benachriichtigen Sie Ihre Gruppe über das Vorhaben und sorgen Sie dafür, dass alle zukünftigen Mitglieder ein Konto für das Wissensportal haben. In den meisten Fällen können Interessierte auf einer Seite Ihres Teambereichs auch den Antrag auf Freischaltung stellen bzw. sich davor ein Konto beim Wissensportal anlegen.
- Machen Sie sich mit den Anwendungen des Teambereichs vertraut (s. FAQs)
- Strukturieren Sie die Ablage und laden Sie die ersten Dokumente hoch
- Übernehmen Sie die Mitglieder für Ihren neuen Teambereich aus dem Verzeichnis der Portalbenutzer und ändern Sie ggf. ihre Rolle
Die wichtigsten Regeln für den "Kümmerer"
Ohne konsequente Moderation und regelmäßiges Nutzen schläft die Kommunikation in Gruppen, deren Mitglieder sich nicht permanent begegnen, ein. Auch in den Teambereichen!
- Vermeiden Sie Doppelungen der Ablage und Kommunikationswege für Ihre Mitglieder: alle Informationen, die Sie über den Teambereich bereitstellen, sind auch nur hier zu finden!
- Halten Sie die Mitglieder bei der Stange: Informieren Sie regelmäßig über Zwischenstände und Änderungen, z.B. über Ihren Blog oder einen Infobrief (Newsletter)
- Fördern Sie die Partizipation, indem Sie die Mitglieder zum Kommentieren und Bewerten oder auch zum Hinzufügen neuer Inhalte anregen
- Prüfen Sie die Aktualität Ihres Teambereichs: Veraltete Dateien löschen, Mitglieder entfernen, die nicht mehr zu Ihrer Zielgruppe gehören.
Zu guter Letzt...
Für den fairen Umgang miteinander wie auch die Sicherheit von Daten und Dokumenten sind Sie als Leiter verantwortlich.
- Legen Sie die "Netikette" für Ihren Teambereich fest
- Ist die Zusammenarbeit in der Gruppe beendet, sollten Sie den Teambereich schließen: Informieren Sie die Mitglieder, sichern Sie ggf. Dateien oder andere Inhalte an anderer Stelle und löschen Sie den gesamten Teambereich!
Zahlreiche Tipps finden Sie im Hilfe-Wiki
Untergeordnete Seiten
Unser Hilfe-Wiki
Das Wissensportal soll ohne Schulung genutzt werden können. Vieles ähnelt der Bedienung auf anderen vergleichbaren Plattformen oder in den Sozialen Medien.
Hier wollen wir Ihnen dennoch Tipps und Anregungen geben und auch auf die Besonderheiten dieser Plattform hinweisen.
Wenn Sie Fragen haben, wenden Sie sich bitte an die Portaladministration.