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Wie kann ich Formulare erstellen und verwenden

Verwendet wird die Anwendung "Web Form".

Anwendung bereitstellen

Die Anwendung ist nicht im Standard der Teambereiche enthalten. Mit den entsprechenden Berechtigungen kann eine neue Seite hinzugefügt werden, auf der die Anwendung platziert wird.

Stellen Sie die gewünschte Berechtigung für die Seite ein:

  • nur Mitgliedern anzeigen
  • allen angemeldeten Portalbenutzern anzeigen
  • ohne Login anzeigen

Formular konfigurieren

Über das Zahnrad starten Sie die Konfiguration

Allgemeine Einstellungen

  • Titel: Geben Sie dem Formular einen aussagekräftigen Titel
  • Beschreibung: Beschreiben Sie, wozu das Formular verwendet werden soll und was mit den Daten passiert.
  • Captcha: Setzen Sie hier einen Haken
  • Umleitung-URL bei Erfolg: Tragen Sie hier die URL auf den Beitrag ein, der nach dem Versenden des Formulars angezeigt werden soll. Diesen Beitrag müssen Sie vorher erstellt haben, z.B. als Web Content. Auch dazu sollten Sie eine neue Seite erstellen und die Anwendung Web Content dort platzieren. Auch hier bitte auf die korrekte Einstellung der Berechtigungen achten!
  • Als E-Mail senden: Um über neue Einträge ins Formular informiert zu werden, füllen Sie hier bitte die Felder aus:
    • Haken bei als Mail versenden
    • Name des Absenders, z.B. "Teilnehmer Umfrage"
    • E-Mail des Absenders z.B. "noreply@diakoie.de"
    • E-Mail des Empfängers: Tragen Sie hier Ihre Mailadresse, ggf. auch weitere, durch Komma getrennte Mailadressen ein
    • Betreff: Tragen Sie hier den Titel Ihres Formulars ein
  • Datenbank: Haken Sie die Kästchen bei Datenbank und Datei an

Formularfelder

  • ändern: Die vorgegebenen Felder können Sie ändern: Feldbeschriftung, Feldtyp und bei Optionen Haken setzen heißt, dass es kein Pflichtfeld ist.
  • löschen oder hinzufügen geht über das "+" bzw. "-"
  • Reihenfolge ändern: Feld anklicken und mit gedrückter Maustaste an die gewünschte Stelle ziehen
  • speichern

Berechtigung ändern

Über den Reiter "Berechtigungen" haken Sie an, wem das Formular angezeigt werden soll. Diese Berechtigung sollte sich mit denen der Seite decken (s.o.)

 

Formular bereitstellen

Sind Sie mit dem Formular, so wie es angezeigt wird, zufrieden, sollten Sie es probehalber selbst ausfüllen, um die Funktionen zu prüfen und ggf. zu verbessern.

Den Link auf das Formular können Sie dann versenden - beachten Sie dabei bitte,die Berechtigungen, die Sie eingestellt haben!

  • an die Mitglieder Ihres Teambereichs über das Briefsymbol im Kopfbereich
  • an beliebige Adressaten per Mail

Sobald ein Formular ausgefüllt und versendet wurde, erhalten Sie und alle anderen Personen, die Sie bei der Konfiguration eingetragen haben, eine Benachrichtigung per Mail.

Einträge einsehen und verwalten

Alle Einträge werden in der Datenbank gespeichert. Sie können diese aufrufen, indem Sie über das Zahnrad beim Formular wieder auf "Konfiguration". Sobald es Einträge gibt, können Sie diese exportieren

 

Öffnen Sie die Datei mit Excel und speichern Sie sie auf Ihrem lokalen Laufwerk. Dort können Sie mit der Tabelle dann weiter verfahren, wie Sie es benötigen.

Achtung!

  • Verändern Sie das Formular, gehen die Daten unwiderbringlich verloren!
  • Löschen Sie die Anwendung oder die Seite, gehen die Daten ebenfalls unwiederbringlich verloren. Das gilt auch für die gesamte Konfiguration des Formulars

Verwenden Sie ein Formular öfter für verschiedenen Anlässe, erstellen Sie eine Seite mit dem Standardformular und verwenden Sie für die konkrete Umfrage eine Kopie dieser Seite, wo Sie die konkreten Details ggf. ändern. Abgeschlossene Umfragen (Seiten) können Sie einer (neuen) Seite "Archiv" unterordnen.

 

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