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Wie kann ich Dateien bereitstellen und verwalten?

Schlagworte: datei dokument

Dateien können analog zum lokalen Laufwerk in einer beliebigen Ordnerstruktur bereitgestellt werden. Dafür wird die Anwendung "Dokumente und Medien" in jedem Teambereich bereitgestellt.

Die Nutzungsmöglichkeiten sind rollenabhängig.

Ordner erstellen und verwalten

Im Teambereich können beliebig viele Ordner in beliebig tiefer Gliederung eingerichtet werden. Die Pflege dieser Ablagestruktur ist die Aufgabe des Teambereich-Managers. Es bietet sich an, die lokale Ablage im Teambereich nachzubauen und die beiden Ablagesysteme möglichst über Liferay Sync zu synchronisieren.

  • Hinzufügen: Neue Ordner erhalten einen Namen (Pflichteintrag), ggf. auch eine Beschreibung. Es ist möglich, die Sichtbarkeit des Ordners und damit seines Inhalts auf Teile der Gruppe einzuschränken
  • Aktionen: Ordner bearbeiten, verschieben oder löschen

Dateien hochladen und verwalten

Dateien werden als Teil eines Dokuments bereitgestellt, d.h. ergänzend zu der Datei selbst werden weitere Angaben (Metadaten) gespeichert - entweder automatisch oder durch manuellen Eintrag. Dokumente können von Mitgliedern mit der Rolle "Poweruser" oder mehr hochgeladen werden.

  • Hinzufügen: Die Aktion bietet die Möglichkeit, entweder nur eine einzige Datei oder gleichzeitig mehrere Dateien hochzuladen. In beiden Fällen wird die Suche auf dem lokalen Speicherplatz gestartet, die Datei(en) übernommen ("öffnen") und zur weiteren Beschreibung mit Metadaten angezeigt. Werden mehrere Dateien gleichzeitig hochgeladen, kann für alle über diesen Weg z.B. die gleiche Beschreibung oder die gleiche Kategorisierung/ Verschlagwortung vorgenommen werden
  • Aktionen:
    • Dokumente bearbeiten, verschieben und löschen.
    • Berechtigungen einstellen: Mitglieder eines Teambereichs können grundsätzlich alle Dokumente lesen und Dateien herunterladen. Diese Einstellungen lassen sich sowohl einschränken (z.B. auf Rollen oder Teams innerhalb des Teambereichs) als auch erweitern (z.B. Anzeige für alle angemeldeten Portalbenutzer oder sogar ohne Login).

Dokumente lesen und herunterladen

Mitglieder des Teambereichs können sich jederzeit selbst einen Überblick über die bereitgestellten Dokumente verschaffen.

  • Auf der Seite "Dokumente" kann über das Suchfeld, das Navigieren durch die Ordner oder die Filteroptionen nach Dokumenten gesucht werden.
  • Dokumente können als Vorschau mit allen Details (Metadaten) und Aktionsmöglichkeiten angezeigt werden, alternativ kann auch die Datei direkt zum Download aufgerufen werden.
  • Wird der Inhalt eines Ordners angezeigt, können 1-n Dokumente ausgewählt und als ZIP-Dateien gleichzeitig heruntergeladen werden

Soll sicher gestellt werden, dass Mitglieder über neue oder wichtige Dokumente informiert wurden (Bringschuld), kann aktiv per Mail auf ein einzelnes Dokument oder auch auf einen ganzen Ordnerinhalt hingewiesen werden. Der versendete Link führt direkt auf die entsprechende Seite, vorausgesetzt der Empfänger ist am Wissensportal angemeldet und leseberechtigt.

  • automatsche Benachrichtigung aller Teammitglieder beim Speichern eines Dokuments: Wird die Einstellung in der Eingabemaske für Dokumente entsprechend geändert, erhalten alle Mitglieder eine Benachrichtigung per Mail. Diese kann nicht vom Absender bearbeitet werden
  • Jedes Dokument aber auch jeder Ordner verfügt über die Aktion "Mail senden" (s. Aktionsmenü rechts): Damit wird ein Maildialog gestartet, über den Empfänger ausgewählt, Betreff und Inhalt der Mail geändert werden können. Empfänger müssen sich anmelden und leserberechtigt sein, um das Dokument oder die Datei aufrufen zu können
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