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Wie verwalte ich die Mitglieder meines Teambereichs?

Die Verwaltung der Mitglieder findet grundsätzlich im Backend (Kontrollbereich) des Teambereichs statt, zu dem nur die Teambereichs-Administration Zugang hat

Zugang zur Mitgliederverwaltung: 

im Kopfbereich des Teambereichs anklicken Admin  > Benutzer

Mitglieder hinzufügen (Portalbenutzer freischalten)

Hier Klicken: Mitglieder hinzufügen > Benutzer

  • suchen Sie über das Suchfeld können Sie nach den Namen von Portalmitgliedern, die Sie freischalten wollen
  • markieren Sie die passende Person und speichern Sie. Wiederholen Sie den Vorgang, bis Sie alle Portalmitglieder, die Zugang zu Ihrem Teambereich haben sollen, auf diese Weise freigeschaltet haben.

Finden Sie die gesuchte Person nicht in diesem Verzeichnis, müssen Sie dafür sorgen, dass sie sich beim Wissensportal registriert. Mehr dazu s. "Mitglieder einladen"

Anträge auf Mitgliedschaft beantworten

Seit 2018 gibt es eine neue Anwendung, über die Externe (ohne Anmeldung) wie auch Portalbenutzer von sich aus die Mitgliedschaft in einem Teamberich beantragen können. Ein solcher Antrag wird per Mail an den Team-Admin versendet.

  • Klicken Sie auf den Link in der E-Mail - er leitet Sie direkt zur Mitgliederverwaltung (Voraussetzung: Sie sind beim Wissensportal angemeldet!)
  • Klicken Sie die Liste der Anträge auf
  • Antworten Sie dem Antragsteller, indem Sie den ANtrag genehmigen oder ablehnen. in jedem Fall MÜSSEN Sie einen Kommentar hinzufügen!
  • Der Antragsteller erhält die Antwort per Mail.

Mitglieder einladen

Um Mitglied in Ihrem Teambereich werden zu können, ist ein Konto beim Wissensportal Voraussetzung.

Personen, die noch nicht dort registriert sind, müssen Sie einladen:

  • stellen Sie die die Anwendung "Schnellregistrierung" so zur Verfügung, dass sie auch für nicht angemeldete Personen sichtbar ist
  • Senden Sie den Link auf diese Seite an die Personen, die Sie einladen wollen

Rollen bearbeiten

Durch die Freischaltung erhalten die neuen Mitglieder automatisch die Rolle "Teambereich-Mitglied" und können damit grundsätzlich alle Seiten, Anwendungen und Inhalte Ihres Teambereichs lesen.

Die Standardrolle kann nach Bedarf verändert werden (s. Rollen ).

  • Klicken Sie auf "Aktionen" > Sitespezifische Rollen
  • wählen Sie die entsprechende Rolle aus und klicken Sie auf "Verknüpfung aktualisieren"

Mitgliedschaft beenden

Ebenfalls über "Aktionen" kann ein Mitglied aus der Gruppe entfernt werden, d.h. diese Person verliert den Zugang zu den geschützten Anwendungen und Beiträgen.

Mit Teams arbeiten

In großen oder komplexen Teambereichen kann es sein, dass die Gruppe in "Teams" unterteilt werden muss, um Berechtigungen besser steuern zu können oder sie gezielt zu kontaktieren.

Ein neues Team hinzufügen

  • Klicken Sie links in der Navigation auf Benutzer > Site-Teams
  • klicken Sie auf "Neues Team"
  • Geben Sie dem Team einen Namen und beschreiben Sie es ggf.
  • Speichern Sie das Team

Mitglieder eines Teams verwalten

  • Klicken Sie auf "Aktionen" bei dem gewünschten Team und dann auf "Mitglieder zuweisen"
  • Angezeigt werden die aktuellen Mitglieder des Teams.
  • Um weitere auswählen zu können, klicken Sie auf "verfügbar", haken Sie die gewünschtern Mitglieder an und aktualisieren Sie die Verknüpfung

Berechtigungen auf Teams einschränken

Sie können die Berechtgungen für Ordner und Dokumente über Teams steuern

Beispiel: Die Berechtigungen für einen Ordner werden so eingestellt, dass normale Mitglieder wie auch andere Teams den Inhalt des Ordners NICHT sehen. Die Anzeige des Ordners ist nur für die Mitglieder des angehakten Teams möglich.

Teams als Verteiler für den Mailversand nutzen

An verschiedenen Stellen ist es möglich, Mails an Teammitglieder zu schicken: an alle, einzelne ausgewählte oder eben an ein Team, d.h. Teams übernehmen die Rolle von Verteilern

 

 

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