Wissensportal - DAS EXTRANET der Diakonie

Die Diakonie Deutschland stellt seit 2005 die passwortgeschützte Website "Wissensportal" zur Verfügung, um den Austausch und die Zusammenarbeit im Verband mit den Mitteln der Internets zu unterstützen. Damit ist das Wissensportal eines der wichtigsten Instrumente der verbandsinternen Kommunikation. Seit 2014 wird das Diakonie Wissensportal zunehmend auch von Brot für die Welt genutzt.

Wie alles begann

Das Ergebnis der Analyse des Gesamtverbandes durch Roland Berger 2003/2004 führte zu massiven Änderungen der Struktur wie auch der Kommunikation in der Diakonie. Ziel war, dem steigenden Konkurrenzdruck auf dem Sozialmarkt geschlossen und damit gestärkt entgegenzutreten. Mit zwei wichtigen neu einzuführenden Instrumenten sollte dies unterstützt werden: der standardisierten Projektarbeit, über die verbandsübergreifende Produkte erstellt und Entscheidungen herbeigeführt werden sollten, sowie einem Wissensmanagement, das die Informationsflüsse effizienter, die Partizipation nachvollziehbarer, die verstreuten Kompetenzen und das Wissen der über zig tausend mehr oder weniger selbständig agierenden Organisationseinheiten der Diakonie transparenter machen sollte.

Beide Instrumente wurden in ständiger Abstimmung mit den Mitgliedsverbänden und mit Hilfe der Kompetenzen aus unterschiedlichen Fachabteiltungen 2005 bereitgestellt und in den folgenden Jahren weiterentwickelt:

Wissensmanagement und Wissensportal als permanentes Angebot für Mitarbeitende und Mitglieder seit 2005

Gut ausgestattet mit personellen und finanziellen Ressourcen und mit der vollen Unterstützung des Vorstands konnte das Wissensportal 2005 an den Start gehen. Der Schwerpunkt lag in den Anfängen beim Dokumenten- und Projektmanagement. Begleitend kamen weitere Softwarekomponenten dazu wie die Teambereiche, in denen einerseits die Projektarbeit, andererseits aber auch die Gremienarbeit zu dokumentieren war.

Große Aufwände entstanden dadurch, dass es zu der Zeit noch keine Softwarelösung gab, die alle notwendigen  Anforderungen erfüllen konnte. So wurden  einzelne, teilweise hoch professionelle und komplexe Produkte miteinander verbunden - eine Herausforderung an die technischen Schnittstellen, die Durchlässigkeit für die gewünschten Prozessschritte, für die Bedienungsoberflächen. So gestaltete sich auch die Umstellung aller Seiten des Wissensportals auf das neue Corporate Design der Diakonie zum Kraftakt.

Das Feedback der Benutzer war und ist auch heute noch maßgeblich dafür, dass Funktionen erweitert oder auch abgebaut wurden. Zu den wichtigsten Ergänzungen des ursprünglichen Wissensportals gehört der Fachinformationsdienst: Mit diesem Newsletter wurden alle bis dahin in unterschiedlichen Formaten kursierenden "Mitteilungen, "Rundschreiben"etc. gebündelt, die von den Fachreferentinnen und -referenten des Bundesverbandes versendet wurden. Später wurde der Fachinformationsdienst durch einen Kalender ergänzt, der Termine aus allen Fachbereichen des Bundesverbandes aber auch der Mitglieder enthalten sollte.

Anders als die allermeisten Softwareprojekte dieser Art überlebte das Wissensportal nicht nur die Hürden und Jahre - es etablierte sich dank konstant guter Qualität des Produktes und der damit verbundenen Dienstleistung (Beratung, Support, Schulungen). Fast ohne Marketing ist das Wissensportal als DIE zentrale Plattform für die verbandsinterne Kommunikation im Bewusstsein der Mitglieder verankert.

Zunehmend verlagerte sich der Schwerpunkt auf die Teambereiche: Auch wenn immer mehr Softwareprodukte mit ähnlichen Funktionen auf den Markt kamen, war es immer schon der einfachere und auch sicherere Weg für Gruppen und Gremien, Interessen- und Arbeitskreise, sich einen Teambereich innerhalb des Wissensportals einrichten zu lassen, als eine eigene Plattform einzurichten und zu betreiben.

Zäsur 2012 - kompletter Umstieg auf eine neue Software

Mit der Entscheidung für die Fusion von Brot für die Welt mit dem Evangelischen Entwicklungsdienst und dem Umzug des neuen Evangelischen Werkes für Diakonie und Entwicklung in ein neues, gemeinsames Haus in Berlin gerieten alle bisherigen Strategien und Prozesse, aber auch Ressourcen in Bewegung. In der anschließende Konsolidierungsphase ging es vor allem darum, das Miteinander im neuen Werk abzustimmen und die Handlungsfähigkeit unter den neuen Bedingungen sicherzustellen. Dabei trat die Diskussion über die Kommunikationsstrategien und -kanäle für längere Zeit in den Hintergrund.

Für das Wissensportal hatte und hat das immer noch schwerwiegende Folgen. Erschwerend kam dazu, dass das alte Softwarepaket mittlerweile technisch so veraltet war, dass Wartung und Support durch Hersteller und Dienstleister zunehmend entfielen. Die Entscheidung für einen kompletten Relaunch auf einer neuen technischen Basis fiel zwar noch vor dem Umzug 2012, das Projekt konnte aber erst viele Monate später starten und wurde aus Mangel an Ressourcen auch nur zum Teil umgesetzt.

Seit 2013 läuft das Wissensportal nun auf der Basis von Liferay, einer Software, die sich mit den Platzhirschen Sharepoint von Microsoft oder IBM Websphere vergleichen lässt, jedoch als Open Source-Produkt deutlich flexibler und anpassungsfähiger ist und zudem in der Community Edition lizenzkostenfrei genutzt werden kann. Mit diesem einen Produkt konnte das bisherige Konglomerat unterschiedlichster Softwares ersetzt werden, was zu einer immensen Erleichterung bei der Installation, Betreuung und Weiterentwicklung führt.

Bei der Migration von der alten auf die neue Software 2013 wurden einige Komponenten nicht übernommen, z.B. das Projektmanagementtool, das wenig verwendet worden war und jetzt Teil der Ausstattung von Teambereichen ist. Auch die Benutzerverwaltung blieb vorerst auf den alten Servern, da einerseits die Ressourcen eingeschränkt werden mussten und andererseits die Konzeption, alle passwortgeschützten Webangebote der Diakonie Deutschland auf einer gemeinsamen administrativen Basis zu betreiben, noch nicht abgeschlossen war. Seither funktionieren Registrierung und Anmeldung notdürftig über technische und administrative Provisorien. Je weiter die Entwicklung der Standardsoftware, z.B. Browsern voranschreitet, desto komplizierter wird es, diese mit der völlig veralteteten Technologie der Benutzerverwaltungssoftware zu verbinden. Damit wird der Zugang zu den Daten zunehmend gefährdet.

Im Sommer 2015 wird auch dieser letzte Teil der über zehn Jahre alten technischen Basis des Wissensportals ersetzt: Auch die Benutzerverwaltung wird als Teil des Softwarepaketes von Liferay bereitgestellt. Damit geht eine Ära nun wirklich zu Ende und das Wissensportal ist technisch für die nächsten Jahre gerüstet.

Ausblick

Anders als vor zehn Jahren ist die Wahl zwischen Kommunikationsplattformen mit vergleichbarer Ausstattung mittlerweile unüberschaubar. Das führt dazu, dass auch mit wenig Aufwand immer neue Kanäle geöffnet werden können, über die Kommunikation läuft - mit dem Ergebnis, dass Kommunikationsleute zu Getriebenen werden, die überall aktiv sein müssen und Empfänger über verschiedene Quellen mit teilweise redundanten  Informationen überflutet werden.

Heute ist es nicht mehr die Herausforderung, etwas Passendes für die eigenen Kommunikationsvorhaben zu kaufen oder zu programmieren - die Aufgabe liegt beim Formulieren der strategischen Ziele, die zu erreichen sind und bei klaren, verbindlichen und dennoch flexiblen Abläufen.

Vor diesem Hintergrund wird das Wissensportal als konsolidierte Plattform für die verbandsinterne Kommunikation in den nächsten Monaten bekannter werden müssen. Dazu ist die Ausweitung der direkten Kontakte mit den Mitgliedern geplant, sowie ein verbandsübergreifendes Projekt, bei dem konkrete Empfehlungen zur Lösung von Kommunikationsdefizite beschrieben werden sollen.

Ansprechpartnerin für alle Fragen zu diesem Thema: Anne Grupp

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