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Wie erstelle und versende ich ein Rundschreiben an die Mitglieder meiner Gruppe?

Mit der Anwendung "Infomail" können Links auf ausgewählte Inhalte (Dokumente, Termine, Blogs) des Teambereichs zusammen mit einem Anschreiben an alle oder ausgewählte Mitglieder versendet werden.

Die Anwendung ist eine Eigenentwicklung der Diakonie und wird seit Oktober 2014 mit jedem neuen Teambereich ausgeliefert, Ende 2015 wurden Anpassungen vorgenommen, um die Anzeige zu verbessern. Da die Teambereiche auf keiner starren Vorlage beruhen, sind Änderungen nicht automatisch überall aktiv. - Sollte es zu Abweichungen vom hier beschriebenen Vorgang geben, wenden Sie sich daher bitte an die Portaladministration.

Und so arbeiten Sie mit der Awendung "Infomail"

  • Rufen Sie die Seite "Infobriefe (Redaktion)" auf. Sie finden dort die Liste der neu erstellten Inhalte im Teambereich. Was dort genau wie angezeigt wird, ist über die Konfiguration eingestellt und kann ggf. geändert werden
  • Markieren Sie die Inhalte, auf die Sie im Infobrief verlinken wollen
  • Klicken Sie unten auf "Infomail versenden" - damit wechseln Sie zur Auswahl der Empfänger
  • Wählen Sie entweder alle oder gezielt ein oder mehrere Mitglieder Ihres Teambereichs als Empfänger aus. Wenn Sie mit Verteilern arbeiten, können Sie diese über "Teams" auswählen.
  • Standardmäßig werden die Empfänger nicht angezeigt (Senden an BCC), dies kann jedoch geändert werden, so dass z.B. auch eine Antwort an alle möglich wäre.
  • Nach der Auswahl der Empfänger klicken Sie unten auf "Infomail bearbeiten". Sie werden zum Inhalt Ihres neuen Infobriefs weitergeleitet
  • Ändern Sie den Betreff, das Standardanschreiben, die Beschreibung des Links oder ihre Reihenfolge, um ein individuelles Rundschreiben zu erstellen.
  • In der Vorschau können Sie alle Einträge und Angaben, auch die Links zum Dokument oder zum Download prüfen

Mit "Versenden" wird der Infobrief den Empfängern und Ihnen als Kopie zugestellt.

  • Versendete Infobriefe werden als Webartikel im Infobriefe-Archiv gespeichert. Dort können Sie jederzeit nachlesen, welche Links Sie bereits wann versendet haben.

Das können Sie ändern:

Standardmäßig verwendet die Infomail den Absender "diakonie-wissen@diakonie.de" und den Betreff: "Infos aus dem Teambereich". Beides lässt sich über die Konfiguration ändern: Setzen Sie den Haken bei "Bedienelemente bearbeiten" am oberen Bildschirmrand, klicken Sie dann auf den Schraubenschlüssel bei der Anwendung "Infobrief erstellen" > Konfiguration > Anzeigeeinstellungen: Dort können Sie

  • Das Template verändern (Wechsel von Diakonie und Vietnam Visum zu Brot für die Welt - Unterschiede in Schriften und Farben)
  • ggf. ein eigenes Logo hochladen, das mit dem Infobrief versendet wird
  • Den Standardbetreff (Titel des Infobriefs) ändern
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