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Das Hilfe-Wiki

FAQ - Fragen und Antworten

An dieser Stelle finden Sie allgemeine Anleitungen und konkrete Tipps zur Anwendung des Wissensportals und seiner Teambereiche.

Auch wenn die dem Wissensportal zugrunde liegende Software Liferay  (Version CE 6.2) von sich behauptet, selbsterklärend zu sein, bleiben immer Fragen offen. Wir versuchen, diese so zu beantworten, dass nachvollziehbar wird, WIE etwas funktioniert, aber auch WARUM. Wir hoffen, dass es damit leicher fällt, sich die Bedienungsschritte zu merken.

Das Wiki wird laufend ergänzt und aktualisiert - meistens auf der Grundlage von Benutzerfragen. Wenden Sie sich daher bitte an die Portaladministration, wenn Sie über die hier vorhandenen Tipps hinaus weitere Informationen benötigen. In vielen Fällen hilft auch das Nachschlagen in der offiziellen Dokumentation des Herstellers.

Und das sind die Themenblöcke:

  1. Allgemeines zur Struktur des Wissensportals
  2. Allgemeines zum Arbeiten im Wissensportal
  3. Tipps für die Teambereichs-Leitung
  4. Tipps für Teambereichs-Mitglieder
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Aktuelle Tipps Aktuelle Tipps

Wie kann ich den Kalender nutzen?

In jedem Teambereich kann ein eigener Kalender genutzt werden, der sich ähnlich wie alle Online-Kalender verhält. Ergänzend zu den Terminen des Teambereichs wird auch der Kalender des Mitglieds...

Warum kann ich mich nicht anmelden?

Haben Sie sich vertippt? Bitte probieren Sie es noch einmal. Nach zu vielen Fehlversuchen wird das Konto gesperrt. Versuchen Sie es ggf. eine Stunde später noch einmal. Haben Sie Ihre...

Berechtigungen erweitern bei Seiten, der Anwendungen oder Ordnern erweitern

Damit ein Teambereich nicht nur von den Mitgliedern genutzt sondern auch als öffentliche Website angezeigt werden kann, müssen folgende Bedingungen erfüllt sein: Die Seite ist ohne Login...

Wie kann ich die Berechtigungen zum Anzeigen erweitern?

Teambereiche sind grundsätzlich so eingerichtet, dass die Beiträge nur den angemeldeten und freigeschalteten Mitgliedern angezeigt werden. Wird ein Teambereich auch als öffentliche Website...

Wie kann die Sprache im Teambereich geändert werden?

Neue Teambereiche werden in Deutsch ausgeliefert. DEr Teambereichs-Admin kann aber möglich, die Sprache umzustellen, zur Auswahl stehen Englisch oder Spanisch. Admin >...

Wie funktioniert ein Wiki?

Ein Wiki kann verwendet werden, um Texte leicht und ggf. zusammen mit anderen laufend zu aktualisieren und miteinander zu verlinken.  Klassische Anwendungen sind: Glossare ...

Wie erstelle und versende ich ein Rundschreiben an die Mitglieder meiner Gruppe?

Mit der Anwendung "Infomail" können Links auf ausgewählte Inhalte (Dokumente, Termine, Blogs) des Teambereichs zusammen mit einem Anschreiben an alle oder ausgewählte Mitglieder versendet werden. ...

Wie vermeide ich, dass bestimmte Dateien im Asset publisher angezeigt werden?

Dass neue oder geänderte Dokumente im Asset publisher (Newsfeed) angezeigt werden, ist praktisch. Im Fall von Bildern, Fotos oder Logos, die nur der Illustration dienen, ist das aber nicht...

Wie kann ich einen Link abkürzen?

Die Links zu Seiten und Inhalten, die die Software Liferayerzeugt, sind meistens sehr lang. Das wirkt störend und kann auch zu Fehlern führen, wenn z.B. beim Zeilenumbruch eines langen Links nicht...

Wie kann ich auf Veranstaltungen hinweisen?

Seit Mai 2020 gibt es einen Teambereich "Veranstaltungen", der ausschließlich für die Präsentation von Veranstaltungshinweisen genutzt wird. Öffnen Sie den Teambereich ...

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Wissensportal - Historie

Historie des Wissensportals der Diakonie 

Die Diakonie Deutschland stellt seit 2005 die passwortgeschützte Website "Wissensportal" zur Verfügung, um den Austausch und die Zusammenarbeit im Verband mit den Mitteln der Internets zu unterstützen. Damit ist das Wissensportal eines der wichtigsten Instrumente der verbandsinternen Kommunikation. Seit 2014 wird das Diakonie Wissensportal zunehmend auch von Brot für die Welt genutzt.

Wie alles begann

Das Ergebnis der Analyse des Gesamtverbandes durch Roland Berger 2003/2004 führte zu massiven Änderungen der Struktur wie auch der Kommunikation in der Diakonie. Ziel war, dem steigenden Konkurrenzdruck auf dem Sozialmarkt geschlossen und damit gestärkt entgegenzutreten. Mit zwei wichtigen neu einzuführenden Instrumenten sollte dies unterstützt werden: der standardisierten Projektarbeit, über die verbandsübergreifende Produkte erstellt und Entscheidungen herbeigeführt werden sollten, sowie einem Wissensmanagement, das die Informationsflüsse effizienter, die Partizipation nachvollziehbarer, die verstreuten Kompetenzen und das Wissen der über zig tausend mehr oder weniger selbständig agierenden Organisationseinheiten der Diakonie transparenter machen sollte.

Beide Instrumente wurden in ständiger Abstimmung mit den Mitgliedsverbänden und mit Hilfe der Kompetenzen aus unterschiedlichen Fachabteiltungen 2005 bereitgestellt und in den folgenden Jahren weiterentwickelt:

Wissensmanagement und Wissensportal als permanentes Angebot für Mitarbeitende und Mitglieder seit 2005

Gut ausgestattet mit personellen und finanziellen Ressourcen und mit der vollen Unterstützung des Vorstands konnte das Wissensportal 2005 an den Start gehen. Der Schwerpunkt lag in den Anfängen beim Dokumenten- und Projektmanagement. Begleitend kamen weitere Softwarekomponenten dazu wie die Teambereiche, in denen einerseits die Projektarbeit, andererseits aber auch die Gremienarbeit zu dokumentieren war.

Große Aufwände entstanden dadurch, dass es zu der Zeit noch keine Softwarelösungen gab, die den Anforderungen entsprachen. So wurden  einzelne, teilweise hoch professionelle und komplexe Produkte miteinander verbunden - eine Herausforderung an die technischen Schnittstellen, die Durchlässigkeit für die gewünschten Prozessschritte, für die Bedienungsoberflächen. So gestaltete sich auch die Umstellung aller Seiten des Wissensportals auf das neue Corporate Design der Diakonie zum Kraftakt.

Das Feedback der Benutzer war und ist auch heute noch maßgeblich dafür, dass Funktionen erweitert oder auch abgebaut wurden. Zu den wichtigsten Ergänzungen des ursprünglichen Wissensportals gehört der Fachinformationsdienst: Mit diesem Newsletter wurden alle bis dahin in unterschiedlichen Formaten kursierenden "Mitteilungen, "Rundschreiben"etc. gebündelt, die von den Fachreferentinnen und -referenten des Bundesverbandes versendet wurden. Später wurde der Fachinformationsdienst durch einen Kalender ergänzt, der Termine aus allen Fachbereichen des Bundesverbandes aber auch der Mitglieder enthalten sollte.

Anders als die allermeisten Softwareprojekte dieser Art überlebte das Wissensportal nicht nur die Hürden und Jahre - es etablierte sich dank konstant guter Qualität des Produktes und der damit verbundenen Dienstleistung (Beratung, Support, Schulungen). Fast ohne Marketing ist das Wissensportal als DIE zentrale Plattform für die verbandsinterne Kommunikation im Bewusstsein der Mitglieder verankert.

Zunehmend verlagerte sich der Schwerpunkt auf die Teambereiche: Auch wenn immer mehr Softwareprodukte mit ähnlichen Funktionen auf den Markt kamen, war es immer schon der einfachere und auch sicherere Weg für Gruppen und Gremien, Interessen- und Arbeitskreise, sich einen Teambereich innerhalb des Wissensportals einrichten zu lassen, als eine eigene Plattform einzurichten und zu betreiben.

Zäsur 2012 - kompletter Umstieg auf eine neue Software

Mit der Entscheidung für die Fusion von Brot für die Welt mit dem Evangelischen Entwicklungsdienst und dem Umzug des neuen Evangelischen Werkes für Diakonie und Entwicklung in ein neues, gemeinsames Haus in Berlin gerieten alle bisherigen Strategien und Prozesse, aber auch Ressourcen in Bewegung. In der anschließende Konsolidierungsphase ging es vor allem darum, das Miteinander im neuen Werk abzustimmen und die Handlungsfähigkeit unter den neuen Bedingungen sicherzustellen. Dabei trat die Diskussion über die Kommunikationsstrategien und -kanäle für längere Zeit in den Hintergrund.

Für das Wissensportal hatte und hat das immer noch schwerwiegende Folgen. Erschwerend kam dazu, dass das alte Softwarepaket mittlerweile technisch so veraltet war, dass Wartung und Support durch Hersteller und Dienstleister zunehmend entfielen. Die Entscheidung für einen kompletten Relaunch auf einer neuen technischen Basis fiel zwar noch vor dem Umzug 2012, das Projekt konnte aber erst viele Monate später starten und wurde aus Mangel an Ressourcen auch nur zum Teil umgesetzt.

Seit 2013 läuft das Wissensportal nun auf der Basis von Liferay, einer Software, die sich mit den Platzhirschen Sharepoint von Microsoft oder IBM Websphere vergleichen lässt, jedoch als Open Source-Produkt deutlich flexibler und anpassungsfähiger ist und zudem in der Community Edition lizenzkostenfrei genutzt werden kann. Mit diesem einen Produkt konnte das bisherige Konglomerat unterschiedlichster Softwares ersetzt werden, was zu einer immensen Erleichterung bei der Installation, Betreuung und Weiterentwicklung führt.

Bei der Migration von der alten auf die neue Software 2013 wurden einige Komponenten nicht übernommen, z.B. das Projektmanagementtool, das wenig verwendet worden war und jetzt Teil der Ausstattung von Teambereichen ist. Auch die komplette Benutzerverwaltung blieb vorerst auf den alten Servern und funktionierte nur notdürftig und mit immer häufigeren Pannen im Zusammenspiel mit dem erneuerten Wissensportal.

Im Sommer 2015 wird auch dieser letzte Teil der über zehn Jahre alten technischen Basis des Wissensportals ersetzt: Auch die Benutzerverwaltung wird als Teil des Softwarepaketes von Liferay bereitgestellt. Damit geht eine Ära nun wirklich zu Ende und das Wissensportal ist technisch für die nächsten Jahre gerüstet.

Ausblick

Anders als vor zehn Jahren ist die Wahl zwischen Kommunikationsplattformen mit ähnlicher Ausstattung mittlerweile unüberschaubar. Das führt dazu, dass auch mit wenig Aufwand immer neue Kanäle geöffnet werden können, über die Kommunikation läuft - mit dem Ergebnis, dass Kommunikationsleute zu Getriebenen werden, die überall aktiv sein müssen und Empfänger über verschiedene Quellen mit teilweise redundanten  Informationen überflutet werden.

Heute ist es nicht mehr die Herausforderung, etwas Passendes für die eigenen Kommunikationsvorhaben zu kaufen oder zu programmieren - die Aufgabe liegt beim Formulieren der strategischen Ziele, die zu erreichen sind und bei klaren, verbindlichen und dennoch flexiblen Abläufen.

Vor diesem Hintergrund wird das Wissensportal als konsolidierte Plattform für die verbandsinterne Kommunikation in den nächsten Monaten bekannter werden müssen. Dazu ist die Ausweitung der direkten Kontakte mit den Mitgliedern geplant, sowie ein verbandsübergreifendes Projekt, bei dem konkrete Empfehlungen zur Lösung von Kommunikationsdefizite beschrieben werden sollen.

Ansprechpartnerin für alle Fragen zu diesem Thema: Anne Grupp (anne.grupp@diakonie.de)

Flyer (Download)